中小企業(yè)怎么用網(wǎng)絡(luò)會議？

    目前各中小型企業(yè)在運(yùn)營管理中，本部與千里之外的駐點(diǎn)機(jī)構(gòu)總是通過各種固定報告和電話來進(jìn)行溝通和解決問題。遠(yuǎn)程管理是每個企業(yè)的難點(diǎn)，有實(shí)力的企業(yè)用OA系統(tǒng)，但其操作成本與適應(yīng)難度比較大，強(qiáng)行使用起來也容易流于形式。

　　筆者將工作實(shí)踐中的網(wǎng)絡(luò)會議運(yùn)作方法與心得稍加整理，意在與業(yè)界同仁分享。網(wǎng)絡(luò)會議低成本遠(yuǎn)程管理實(shí)現(xiàn)交流的一種形式，不但實(shí)現(xiàn)了“秀才不出門便知天下事 ”，且做到了“不必三顧茅廬而縱論天下，不必渡江涉水而舌戰(zhàn)群儒”。我們的網(wǎng)絡(luò)會議意義在于現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代化手段高效、快捷的溝通與管控；及時處理市場問題，溝通運(yùn)營思想的平臺。以下是我們使用騰商網(wǎng)絡(luò)會議這一管理工具的特別定位：

　　第一：使大家感覺到我們是一個協(xié)作團(tuán)體，感覺到企業(yè)友人的存在；

　　第二：是市場銷售工作中突發(fā)事件的解決窗口；

　　第三：是優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)交流、典型案例推廣的平臺；

　　第四：是上級對隊(duì)員近期工作檢閱的一種手段。

　　并針對銷售部、市場部以及聯(lián)席會議的頻次做出了具體要求。

　　提示大家：1、對于中小企業(yè)來說，網(wǎng)絡(luò)會議的課題不要貪大求全，即避免網(wǎng)絡(luò)交流的缺陷，針對一、兩個問題談深談透；2、會議內(nèi)容不要太多，時間控制在兩小時以內(nèi)；3、會前的組織工作要做好，確定會議主題后下發(fā)會議通知，確認(rèn)與會人員收到通知并準(zhǔn)備會議所用資料；4、保證會議簡潔而高效——有效組織會議秩序，提前發(fā)函公布會議主題（簡潔且不寬泛），應(yīng)是與會人員感興趣且共同關(guān)注的話題。

　　明確會議主持與會議記錄人員責(zé)權(quán)：根據(jù)會議不同層級、不同主題會議主持人有不同責(zé)權(quán)范圍。

　　第一、為避免會議期間與會人員用昵稱影響交流，要求會議期間須用真實(shí)姓名——統(tǒng)一姓名。

　　第二、為避免與會人員交流中使用的口語和語氣助詞影響記錄文案整理和決議下達(dá)，要求會議期間須使用書面語言發(fā)言——統(tǒng)一語言。

　　第三、為明確會議主題并保證會議能夠順利進(jìn)行，要求會上發(fā)言須圍繞主題并遵守發(fā)言秩序——統(tǒng)一主題。

　　第四、為保證會議秩序，使用“全場靜音”，助力根據(jù)會議的需要安排參會者有序發(fā)言。

　　會議記錄人員將會議內(nèi)容整理成會議記錄文案，以便于備份和上傳、下達(dá)，作為報告系統(tǒng)的補(bǔ)充部分。

　　集中性的大會優(yōu)點(diǎn)是面對面感受公司的人文氣氛，傳導(dǎo)企業(yè)方針，但是幾乎沒有機(jī)會來傾聽隊(duì)員對問題的闡述，更看不到他們的新鮮思路。而分層次的、以橫向溝通為主的網(wǎng)絡(luò)會議則是隊(duì)員們恰當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)自己的好機(jī)會。廣開言路，感受隊(duì)員的參與狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)隊(duì)員可塑之處，互動啟發(fā)，群策群力，并可從中獲取更多的知識。

　　網(wǎng)絡(luò)會議形成初期由我本人主持召開，但在發(fā)展過程中發(fā)現(xiàn)由我的助理來主持效果更好，即網(wǎng)絡(luò)會議由我命題但并非我來主持召開。助理主持有以下優(yōu)點(diǎn)：1、保持會議有序進(jìn)行；2、更寬松的時間安排，如確定保證會議氣氛寬松活躍。同時作為管理者游離在會議之外，站在另一個高度上來審視可能發(fā)現(xiàn)的問題，根據(jù)主力提供的會議記錄文本運(yùn)用自己的閱讀能力對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行集中解決。由此達(dá)到組織會議的目的。

　　現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)會議已經(jīng)成為我們公司的一種有效溝通方式，網(wǎng)絡(luò)會議已經(jīng)成為各系統(tǒng)、各層級之間的小型而高效的功能性會議。我們將會議分門別類，有駐外內(nèi)勤、代表、經(jīng)理、主管等等各層面，豐富多樣的會議各種主題。俗話說管理由鋼筋構(gòu)成，而企業(yè)文化則是填補(bǔ)鋼筋與砂子的溶物，而特殊的網(wǎng)絡(luò)會議正是對企業(yè)運(yùn)營中剛性管理的一種彌補(bǔ)。

　　活學(xué)活用現(xiàn)代信息工具與現(xiàn)代管理學(xué)工具的結(jié)晶產(chǎn)物，因地制宜，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技與企業(yè)運(yùn)營現(xiàn)狀有效結(jié)合并加以充分運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)我們遠(yuǎn)程管理的目標(biāo)。