小會(huì)議有大文章 談?wù)剷?huì)議場(chǎng)地的布置

會(huì)場(chǎng)布置的類(lèi)型

     現(xiàn)代人可以為了減肥不吃飯，也可以為了加班不回家，但不開(kāi)會(huì)那是萬(wàn)萬(wàn)不行，在處處講究溝通的現(xiàn)代社會(huì)，會(huì)議是一種太重要的溝通方式，身處社會(huì)中的任何一人都會(huì)或多或少地參加會(huì)議。傳統(tǒng)的會(huì)議并沒(méi)有過(guò)多的講究，把問(wèn)題擺在桌面上，大家一談了事，對(duì)于溝通效果、解決問(wèn)題的效率則未有考慮。現(xiàn)代會(huì)議有了質(zhì)的飛躍，不光加入了諸多起輔助作用的電子設(shè)備，更是對(duì)會(huì)場(chǎng)的布置進(jìn)行了諸多科學(xué)的研究，本篇文章就和大家一起來(lái)探討會(huì)場(chǎng)布置的問(wèn)題。

    會(huì)議場(chǎng)地的布置，需要考慮以下三個(gè)方面：會(huì)議設(shè)施的安裝；會(huì)議空間的布置；會(huì)議影音設(shè)備的安裝。

    會(huì)場(chǎng)的選擇需要從多方面來(lái)進(jìn)行考慮，首先要考慮會(huì)場(chǎng)所在的地方是否能夠方便與會(huì)者到達(dá)，如果會(huì)議要持續(xù)幾天時(shí)間，還需要考慮在會(huì)場(chǎng)附近是否有合適的酒店可以提供住宿；會(huì)場(chǎng)各種設(shè)施的規(guī)模是否能和與會(huì)人數(shù)相匹配也是需要考慮的問(wèn)題，為了保證良好的會(huì)議效果，會(huì)場(chǎng)規(guī)模不能過(guò)大也不能過(guò)��；部分會(huì)議對(duì)保密性有較高要求，這時(shí)就需要對(duì)會(huì)場(chǎng)周?chē)�做出周全的考察，了解隔壁�?huì)有怎樣的團(tuán)體與會(huì)，甚至可能需要對(duì)會(huì)場(chǎng)地址做出保密要求；不同主題的會(huì)議對(duì)會(huì)議的視聽(tīng)設(shè)備會(huì)有不同要求，這就需要根據(jù)具體要求來(lái)考察會(huì)場(chǎng)，看會(huì)場(chǎng)是否能夠提供大屏幕投影、實(shí)時(shí)衛(wèi)星信號(hào)、是否有萬(wàn)維網(wǎng)或者局域網(wǎng)、會(huì)場(chǎng)能否提供最新的投影設(shè)備或是需要找專(zhuān)業(yè)的租賃公司租賃，諸如此類(lèi)關(guān)于視聽(tīng)設(shè)備的問(wèn)題都需要周全地考慮到；最后還需要考慮會(huì)場(chǎng)可以配備哪些專(zhuān)業(yè)人員，以便協(xié)同會(huì)場(chǎng)各設(shè)備的調(diào)試、故障的解決，這些對(duì)于會(huì)議成功舉行都有舉足輕重的作用。

    會(huì)場(chǎng)的大小有多種，至于形狀，則是略微方形的最為理想，最佳長(zhǎng)寬比例是6：5（例如長(zhǎng)36米寬30米的會(huì)議室）。會(huì)場(chǎng)座位的擺放也有技巧，多為從演講者往外成放射狀的直線排列，位置之間的間隔要合理，不能過(guò)窄或過(guò)寬，過(guò)窄的距離不方便落座與進(jìn)出，過(guò)寬的距離則會(huì)給與會(huì)者帶來(lái)距離感，缺乏應(yīng)有的融洽氣氛。從橫向來(lái)說(shuō)，最好能以?xún)?nèi)凹圓弧或是V字型對(duì)屏幕和演講者形成包圍狀，如此形狀的擺放，對(duì)于演講者以及與會(huì)者都會(huì)有更佳的參與感受。

    不同形式的會(huì)場(chǎng)布置，可以獲得不同的會(huì)議氣氛。下面我們將對(duì)會(huì)場(chǎng)的布置分成四種類(lèi)型來(lái)分別介紹，在這之前先看看下面這個(gè)表格，有個(gè)大致的印象：

會(huì)場(chǎng)布置的四種類(lèi)型介紹

    小貼士：與會(huì)人員大都喜歡坐在后排，往往導(dǎo)致前排位置空空蕩蕩，這對(duì)于會(huì)場(chǎng)氣氛會(huì)有不佳影響，為了克服這個(gè)問(wèn)題，建議根據(jù)與會(huì)人數(shù)，將會(huì)空出的后排座位用阻隔帶封住，以保證前排座位能夠坐滿(mǎn)，有個(gè)良好的會(huì)議氣氛。

劇院型

    如果需要在一個(gè)固定的會(huì)場(chǎng)擺下最多的位置，那么成排成列的劇院型會(huì)場(chǎng)是最佳選擇。通常采用劇院型會(huì)場(chǎng)的會(huì)議將以主持者演講為主，這需要向與會(huì)者提供演講稿以及筆記本，以方便記錄，也提醒與會(huì)者以聆聽(tīng)為主，無(wú)需互動(dòng)或是與其他與會(huì)者交流。劇院型會(huì)場(chǎng)并不適合以交流或是互動(dòng)為主的會(huì)議，主持者帶來(lái)的強(qiáng)大壓力以及座位的擺放，都將會(huì)成為交流和互動(dòng)的阻礙。

劇院型

    為了讓與會(huì)者更為舒適地度過(guò)會(huì)議時(shí)間，需要盡量選擇能夠提供符合人體工程學(xué)座椅的會(huì)場(chǎng)。如果條件有限，那么至少也要避免座椅靠得太緊，也可以將座位的擺放做適當(dāng)調(diào)整，讓座椅與墻面成V字型，以提供給與會(huì)者更好的視線。

教室型

    教室型的會(huì)場(chǎng)布置，需要在每一位與會(huì)者的座位前增加一個(gè)小臺(tái)板，以方便書(shū)寫(xiě)和小組交流，這種類(lèi)型的會(huì)場(chǎng)布置只適用于普通規(guī)模的會(huì)議。如果與會(huì)人數(shù)很多，又需要將會(huì)場(chǎng)布置成教室型，那就只有將會(huì)議分到兩處或是多處進(jìn)行了。

教室型

    如圖所示，將教室型會(huì)場(chǎng)的座椅擺放成V字型，將會(huì)使會(huì)場(chǎng)更具包容感以及參與性。有了座位前的小臺(tái)板，前后排之間很容易就可以組成小組進(jìn)行討論。

    小貼士：幾乎所有的與會(huì)者都會(huì)反感會(huì)議室大門(mén)開(kāi)合的聲音，但如果不采取對(duì)策，在會(huì)議期間難免有人進(jìn)進(jìn)出出，門(mén)的聲音也就難以避免，那么有什么辦法可以解決這個(gè)問(wèn)題呢？下面我們就給出一些比較實(shí)用的建議：使用帶有彈簧夾的門(mén)閂；如果門(mén)本身就有強(qiáng)力彈簧夾，并在開(kāi)合的時(shí)候會(huì)因?yàn)閺椓�過(guò)大而發(fā)出“BANG”的一聲，那么就需要在門(mén)與門(mén)框的夾角處貼上橡膠、海綿、布料等可以起到緩沖作用的物件；另外，在門(mén)上用適當(dāng)?shù)姆绞教嵝堰M(jìn)出者輕拉輕合，也是避免驚擾會(huì)場(chǎng)的好辦法。

圓桌型

　  如果會(huì)議內(nèi)容以小組討論為主，那么圓桌型會(huì)場(chǎng)將是最佳選擇。每個(gè)圓桌的最佳人數(shù)是5-7人，如果人數(shù)再多的話(huà)，比較害羞的與會(huì)者將會(huì)在討論的時(shí)候，不自覺(jué)地被排擠在外，無(wú)法參與。如果會(huì)議在小組討論的同時(shí)，還要兼顧聆聽(tīng)會(huì)議主持者的演講，那么與會(huì)者就只能在面朝主持者的那一半落座。

圓桌型

　  桌椅位置的擺放，會(huì)議投影的位置，以及主持者站立的位置需要經(jīng)過(guò)認(rèn)真考慮，首先要保證與會(huì)者能夠同時(shí)地看到主持人和投影影像，而不需要顧此失彼地左顧右盼。如果采用正投，主持人將無(wú)法避免會(huì)在投影屏幕上留下影子，那么此時(shí)就可以考慮使用背投來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。其次，當(dāng)主持人需要確認(rèn)內(nèi)容是否已經(jīng)投影到屏幕上時(shí)，絕對(duì)不能完全背轉(zhuǎn)過(guò)去，而是應(yīng)該側(cè)頭快速瀏覽一下，進(jìn)行確認(rèn)即可。

會(huì)議型

　　會(huì)議型會(huì)場(chǎng)，一般采用U型和矩形的會(huì)議桌，此類(lèi)會(huì)場(chǎng)將能提供最佳的團(tuán)隊(duì)合作氛圍。會(huì)議型會(huì)場(chǎng)布置，建議不要采用大型投影，而是在每位與會(huì)者桌前提供一臺(tái)小型的顯示設(shè)備。會(huì)議型會(huì)場(chǎng)能夠最大限度地弱化主持者的權(quán)威感，讓與會(huì)者更為平等和積極地參與到討論之中。

會(huì)議型

    與會(huì)人數(shù)與屏幕大小以及房間長(zhǎng)度的關(guān)系

    下表是一個(gè)基本通用的表格，在選擇會(huì)議場(chǎng)地的時(shí)候，您可以基本依據(jù)下表來(lái)進(jìn)行選擇：

與會(huì)人數(shù)與屏幕大小以及房間長(zhǎng)度的關(guān)系

會(huì)議室人數(shù)與場(chǎng)地

    10人以下會(huì)議：

　　10人以下的會(huì)議在普通的會(huì)議室即可進(jìn)行，一個(gè)37英寸的顯示設(shè)備也已經(jīng)足夠。如果是三人與會(huì)，那么21英寸的顯示設(shè)備就夠用了，然后與會(huì)者每增加一人，顯示設(shè)備的大小就需要增加2英寸，當(dāng)然，市面上并不會(huì)有如此多的尺寸可供選擇，那么這時(shí)候就需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行選擇，盡量挑與所需尺寸所接近的顯示設(shè)備，但尺寸只可大，不可小。當(dāng)然，還需要結(jié)合與會(huì)者與顯示設(shè)備之間的距離來(lái)綜合考慮，如果相隔距離太遠(yuǎn)，那么則需要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)我們所給的建議進(jìn)行調(diào)整。

　　10-20人參加的會(huì)議：

　　普通的會(huì)議室可能就不再適合這個(gè)規(guī)模的會(huì)議了，更大的會(huì)場(chǎng)將有必要，會(huì)場(chǎng)位置可以考慮布置成教室型或是劇院型。大屏幕的尺寸計(jì)算也基本與上述一致，起初的3到5人算為21英寸，然后每增加一位與會(huì)者，屏幕尺寸增加兩英寸，以此累加。

　　如果會(huì)場(chǎng)的桌子是U型，那么采用一個(gè)大屏幕將不會(huì)是好的選擇，因?yàn)閮蓚?cè)的與會(huì)者將不得不側(cè)身面對(duì)屏幕，會(huì)很尷尬，建議在幾個(gè)位置放置大小合適的多個(gè)顯示設(shè)備，通過(guò)分頻器連接到同一視頻源上，顯示同一內(nèi)容，這樣一來(lái)，與會(huì)者將輕松看到屏幕，可避免側(cè)身。

　　20人以上參加的會(huì)議：

　　20人以上參加的會(huì)議將需要在音樂(lè)廳、劇院或是賓館宴會(huì)廳這類(lèi)場(chǎng)合來(lái)舉行，所使用屏幕的大小也不再可能通過(guò)簡(jiǎn)單的公式計(jì)算出來(lái)，將需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)試。如果與會(huì)者人數(shù)太多，可以考慮采用多個(gè)屏幕，將與會(huì)者根據(jù)屏幕數(shù)均分。如果人數(shù)多達(dá)幾千人，將會(huì)需要在后面也安裝上屏幕，讓后排與會(huì)者朝相反的方向落座，盡可能讓與會(huì)者以最舒服的方式參與會(huì)議。