智慧的人類 智慧的地球——智慧的會(huì)議

    將智慧的會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)、音頻、視頻、燈光、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備與會(huì)場環(huán)境緊密結(jié)合，通過科學(xué)地設(shè)計(jì)、精心地安裝調(diào)試，全面滿足使用功能需求，使會(huì)場效果達(dá)到最佳的系統(tǒng)。

    我們根據(jù)招標(biāo)文件的功能要求并且結(jié)合時(shí)下多媒體會(huì)議系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，采用美國、丹麥、澳大利亞、英國的新型政府及企業(yè)有效的實(shí)施了“智慧的會(huì)議”的計(jì)劃。

    會(huì)議預(yù)訂及審批：

    1、 會(huì)議預(yù)訂可以通過WEB瀏覽器登錄后直接進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)訂，個(gè)人電腦無需安裝任何終端軟件。

    2、 在會(huì)議預(yù)訂時(shí)，預(yù)訂人員可通過查詢會(huì)議室及其設(shè)備的狀態(tài)、會(huì)議通知、預(yù)定情況等相關(guān)信息瀏覽會(huì)議室的預(yù)定情況。

    3、 在會(huì)議預(yù)訂時(shí)，系統(tǒng)能夠提供會(huì)議室基本信息，包括會(huì)議室名稱、地點(diǎn)、容納人數(shù)、設(shè)施情況、位置、圖片等信息，當(dāng)預(yù)訂人員進(jìn)行預(yù)訂、選定會(huì)議室時(shí)，系統(tǒng)同時(shí)顯示會(huì)議室的名稱、面積、狀態(tài)、類型、位置等信息，使預(yù)訂人員更直觀更快捷地選擇會(huì)議室；能實(shí)現(xiàn)會(huì)議室分組、分批管理。

    4、 有自動(dòng)審批功能，以先到先得原則進(jìn)行審批，系統(tǒng)能檢測到會(huì)議室的預(yù)訂情況，自動(dòng)批轉(zhuǎn)該申請。

    5、 為了處理重要會(huì)議情況，系統(tǒng)具有手動(dòng)審批功能；會(huì)議預(yù)訂過程中，系統(tǒng)管理員能夠進(jìn)行人工干預(yù)，例如會(huì)議室預(yù)留、人工審批、強(qiáng)制取消預(yù)訂等等。

    6、 會(huì)議審批通過后，預(yù)訂人員可以在網(wǎng)上選擇發(fā)布會(huì)議預(yù)訂信息：會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議通知等；并可以預(yù)先上傳會(huì)議內(nèi)容供參會(huì)人員提前下載觀看。

    通知發(fā)布：

    1、 系統(tǒng)可與信息發(fā)布系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，能夠自動(dòng)將預(yù)訂好的會(huì)議基本信息（會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容等）適時(shí)地發(fā)布于相應(yīng)會(huì)議室的電子顯示屏上，方便參會(huì)人員查找會(huì)議室。

    2、 系統(tǒng)可與郵件服務(wù)平臺(tái)、短信服務(wù)平臺(tái)互聯(lián)，自動(dòng)把會(huì)議通知和會(huì)議相關(guān)信息通過郵件或短信的方式發(fā)給會(huì)議的參會(huì)人員。同時(shí)通過自動(dòng)回復(fù)功能系統(tǒng)能夠自動(dòng)確認(rèn)接收人員是否收到。

    3、 如會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間發(fā)生變化或者會(huì)議被取消，系統(tǒng)能夠自動(dòng)根據(jù)會(huì)議變更內(nèi)容通過郵件、短信方式通知參會(huì)人員。

    4、 離會(huì)議開始10分鐘前，系統(tǒng)能夠通過郵件、短信等方式自動(dòng)提醒會(huì)議的出席人員，保障會(huì)議能夠準(zhǔn)時(shí)開始。

    包括會(huì)議信息和會(huì)議通知的存儲(chǔ)和發(fā)布、后勤服務(wù)內(nèi)容安排、

    設(shè)備管控平臺(tái)運(yùn)行在服務(wù)器上，它實(shí)現(xiàn)了設(shè)備控制驅(qū)動(dòng)程序的管理、自然語言向控制指令的翻譯、受控設(shè)備的狀態(tài)監(jiān)控與故障報(bào)警。

    以太網(wǎng)同步確認(rèn)處理器放置在會(huì)議室內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備管控平臺(tái)連接，接收設(shè)備管控平臺(tái)的指令并執(zhí)行，同時(shí)回送各種設(shè)備的狀態(tài)指令。以太網(wǎng)同步確認(rèn)處理器通過國際工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)指令控制會(huì)議室各種設(shè)備：投影、音響、會(huì)議、窗簾、燈光、吊架、空調(diào)、攝像機(jī)、電視、矩陣、錄播設(shè)備等各種受控設(shè)備，同時(shí)基本兼容目前市場上各種集中控制系統(tǒng)。

    數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及查詢：

    1、 能夠通過多種方式查詢（名稱、時(shí)間、參會(huì)人員等等）會(huì)議類型及會(huì)議室的情況等；

    2、 能夠查詢會(huì)議跟蹤事項(xiàng)的辦理結(jié)果（包括設(shè)備故障維護(hù)、系統(tǒng)更新等）

    3、 能夠統(tǒng)計(jì)本項(xiàng)目中的會(huì)議室總數(shù)

    4、 能夠統(tǒng)計(jì)出故障及使得率最高及最低的會(huì)議室

    5、 能夠統(tǒng)計(jì)出出勤及缺勤率最高的員工

    6、 能夠統(tǒng)計(jì)出故障及使用率最高及最低的設(shè)備

    7、 能夠統(tǒng)計(jì)每間會(huì)議室的使用率、使用時(shí)間及故障率

    8、 能夠統(tǒng)計(jì)設(shè)備的使用率、故障率及維護(hù)率

    9、 能夠按年按月統(tǒng)計(jì)各部門使用會(huì)議室的情況及出勤率

    10、能夠按年按月統(tǒng)計(jì)個(gè)人召開會(huì)議的情況及出勤率

    11、能夠按年按月統(tǒng)計(jì)某單位會(huì)議室的情況

    12、能夠按年按月統(tǒng)計(jì)后勤服務(wù)費(fèi)用支出及收入等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

    13、能夠統(tǒng)計(jì)某項(xiàng)目的會(huì)議次數(shù)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議記錄參會(huì)人數(shù)

    14、能夠統(tǒng)計(jì)某單位開展會(huì)議的時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議費(fèi)用及后勤服務(wù)費(fèi)用（餐飲、水果、點(diǎn)心、文具等）

    15、系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)χ匾�受控的設(shè)備進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)時(shí)掌握其運(yùn)行狀態(tài)。一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，可立即通知相應(yīng)的維護(hù)人員進(jìn)行處理；系統(tǒng)支持7*24小時(shí)無人值守，自動(dòng)監(jiān)控和管理會(huì)議室運(yùn)行情況。

    16、系統(tǒng)存儲(chǔ)有重要設(shè)備的基本信息，方便管理人員對會(huì)議室及設(shè)備維護(hù)情況進(jìn)行查詢，系統(tǒng)還支持到期維護(hù)自動(dòng)提示功能，定期提醒廠商維護(hù)人員對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)。

    17、系統(tǒng)能自動(dòng)實(shí)時(shí)記錄會(huì)議室使用情況、系統(tǒng)運(yùn)行狀況等相關(guān)數(shù)據(jù)并自動(dòng)生成日志報(bào)告供會(huì)議日志查詢、會(huì)議記錄查詢及下載會(huì)議內(nèi)容文檔。

    選用一套集會(huì)議預(yù)定統(tǒng)籌、會(huì)務(wù)集中管理、設(shè)備智能控制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析為一體的會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)，它就是協(xié)立智能會(huì)務(wù)管理中心。通過綜合管理軟件與以太網(wǎng)同步確認(rèn)處理器結(jié)合使用可實(shí)現(xiàn)：會(huì)議簡單快捷預(yù)定、通知高效及時(shí)發(fā)布、后勤服務(wù)自動(dòng)統(tǒng)籌、會(huì)議過程自動(dòng)提示、參會(huì)人員自動(dòng)確認(rèn)、各種設(shè)備智能控制、故障維護(hù)自動(dòng)報(bào)警、會(huì)務(wù)管理智能高效、會(huì)務(wù)人員統(tǒng)計(jì)分析等功能。通過該系統(tǒng)我們完全可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議全程智能化、自動(dòng)化、電子化、保障會(huì)議中心的高效運(yùn)行。

    通過把智慧酒店、智慧企業(yè)、智慧政府等系統(tǒng)的建設(shè)把大樓相關(guān)事務(wù)的管理與會(huì)場設(shè)備的自動(dòng)控制有機(jī)地結(jié)合起來，以簡單的管理操作完成繁鎖的工作任務(wù)，提高工作效率，減少差錯(cuò)率，節(jié)省成本。

    今天，有9層企業(yè)就像這樣，使用過時(shí)的信息做決策，但在未來，只有哪些洞擦敏銳，分析準(zhǔn)確，決策迅速的企業(yè)才能成為市場中的勝利者，協(xié)立正為此而努力。我來自Shine-Jet（協(xié)立）讓我們共建智慧的會(huì)議。