科達(dá)視頻會(huì)議助中小企業(yè)提高溝通效率

視頻會(huì)議的優(yōu)勢(shì)

    隨著企業(yè)規(guī)模發(fā)展壯大，人員和分支機(jī)構(gòu)增多，也不可避免的產(chǎn)生了許多“成長(zhǎng)的煩惱”，比如：企業(yè)管理問(wèn)題、溝通問(wèn)題、效率問(wèn)題、成本浪費(fèi)問(wèn)題等。其實(shí)只要提高了溝通效率，管理者就可以更及時(shí)的發(fā)布決策信息，執(zhí)行者就可以更迅速執(zhí)行決策搶占商機(jī)，最終帶來(lái)的是更多的利潤(rùn)和市場(chǎng)占有率。

    溝通在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中占據(jù)非常重要的地位，傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程溝通方式無(wú)非采用電話(huà)聯(lián)系或者出差兩種。電話(huà)會(huì)議雖然可以及時(shí)迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產(chǎn)品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個(gè)小時(shí)的會(huì)議需要花費(fèi)2天以上的外出行程，伴隨產(chǎn)生的是高額的差旅費(fèi)用，增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問(wèn)題，但極大的延長(zhǎng)了決策周期，在殘酷的商場(chǎng)，落后競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢(qián)了。如何提高溝通質(zhì)量與效率成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須考慮的事情。

    針對(duì)企業(yè)的溝通難題，視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)需而生，國(guó)內(nèi)外各大廠(chǎng)商都推出了自己的視頻會(huì)議系統(tǒng)。視頻會(huì)議與傳統(tǒng)的電話(huà)會(huì)議相比優(yōu)勢(shì)明顯，視頻會(huì)議能提供直接、全面的視頻、音頻環(huán)境，在溝通交流方面互動(dòng)性更強(qiáng)一些。召開(kāi)視頻會(huì)議不僅可以聽(tīng)到發(fā)言者的聲音，還可以清楚的看見(jiàn)他的表情、動(dòng)作，帶來(lái)真實(shí)直觀(guān)的交流體驗(yàn)。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)真正成為現(xiàn)實(shí)。視頻會(huì)議系統(tǒng)不僅方便企業(yè)隨時(shí)召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議、技術(shù)交流，還可以幫助企業(yè)解決異地培訓(xùn)、異地招聘等難題。它使遠(yuǎn)距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業(yè)的運(yùn)行模式、縮短決策時(shí)間、同時(shí)提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競(jìng)爭(zhēng)力。

    視頻會(huì)議系統(tǒng)是利用專(zhuān)網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的虛擬會(huì)議，使在地理上分散的用戶(hù)可以共聚一處，通過(guò)圖形、聲音等多種方式交流信息，支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交流與共享、開(kāi)展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。

    視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應(yīng)用模式包括以下幾種：

    首先，用于企業(yè)內(nèi)部溝通。分布在不同地域的企業(yè)分支機(jī)構(gòu)，借助視頻會(huì)議系統(tǒng)就可以隨時(shí)隨地與總公司進(jìn)行溝通，不需要浪費(fèi)時(shí)間在旅途上，為企業(yè)縮短了決策時(shí)間，提高了公司的運(yùn)作效率。

    其二，向公眾和目標(biāo)客戶(hù)進(jìn)行產(chǎn)品的可視化推廣，增強(qiáng)直觀(guān)性。俗話(huà)說(shuō)“眼見(jiàn)為實(shí)”，通過(guò)展示產(chǎn)品，讓客戶(hù)直觀(guān)的看到產(chǎn)品的外觀(guān)，工作狀態(tài)，性能等，比只是拿出幾組數(shù)據(jù)更有說(shuō)服力。

    其三，與非本地客戶(hù)進(jìn)行可視化的互動(dòng)交流，增強(qiáng)真實(shí)感。以往與異地客戶(hù)溝通需要相關(guān)人員多次往返兩個(gè)城市，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。采用視頻會(huì)議系統(tǒng)就像面對(duì)面交流一樣，可以及時(shí)了解客戶(hù)需求。

    其四，對(duì)分支機(jī)構(gòu)企業(yè)員工進(jìn)行在崗培訓(xùn)。企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)的日益分散，讓員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想工作變得困難重重，集中式培訓(xùn)耗費(fèi)大量的資金和時(shí)間。視頻會(huì)議系統(tǒng)將幫助企業(yè)建立基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)教室，讓遠(yuǎn)在天邊的老師與學(xué)生面對(duì)面的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)的夢(mèng)想。

    其五，對(duì)公司自身或客戶(hù)進(jìn)行遠(yuǎn)程可視化技術(shù)支持和維護(hù)。通過(guò)視頻會(huì)議軟件系統(tǒng)可得到技術(shù)人員“面對(duì)面”的講解，有效而快速的解決遇到的問(wèn)題，大幅度的提高客戶(hù)對(duì)企業(yè)的信任和滿(mǎn)意程度。

    其六，視頻會(huì)議系統(tǒng)可用于可視化招聘。企業(yè)相關(guān)人員赴異地招聘不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還往往因?yàn)檎衅肛?fù)責(zé)人精力有限只能前往幾個(gè)城市，錯(cuò)過(guò)更多地方的英才。有了視頻會(huì)議系統(tǒng)，求職者可以在當(dāng)?shù)氐姆种�機(jī)構(gòu)連線(xiàn)總部，直接“面對(duì)面”交流，節(jié)約了雙方的時(shí)間，并為公司招徠更多人才。

    視頻會(huì)議技術(shù)的誕生，徹底打破了傳統(tǒng)的會(huì)議模式，對(duì)于那些會(huì)議頻繁的公司和個(gè)人來(lái)說(shuō)，這種先進(jìn)的會(huì)議方式，使他們不再長(zhǎng)年?yáng)|奔西走，節(jié)約差旅費(fèi)用，減少旅途消耗，同時(shí)提高了信息傳達(dá)速度，就等于提高工作效率。隨時(shí)隨地的溝通，使人們更有效的交流，因?yàn)榭梢暬�的交流是最自然的交流方式�?/P>

    據(jù)分析，一家年?duì)I業(yè)額在2000萬(wàn)的企業(yè)，每年花費(fèi)在差旅上的費(fèi)用就占了15%，大約是300萬(wàn)元。使用視頻會(huì)議系統(tǒng)后，可節(jié)約近50%，每年的差旅費(fèi)降低到100-150萬(wàn)元。而構(gòu)建一套總部1個(gè)結(jié)點(diǎn)，10個(gè)分支結(jié)點(diǎn)的視頻會(huì)議系統(tǒng)，費(fèi)用僅為幾十萬(wàn)元，不到一年便可收回成本。節(jié)約差旅費(fèi)和通訊費(fèi)只是視頻會(huì)議系統(tǒng)最直觀(guān)的優(yōu)點(diǎn)，相比于因效率提升而帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)簡(jiǎn)直微不足道。

選擇最適合的視頻會(huì)議系統(tǒng)

    視頻會(huì)議系統(tǒng)與硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)密切相關(guān)，每家企業(yè)實(shí)際情況不一樣，所需的視頻會(huì)議系統(tǒng)也不盡相同，應(yīng)綜合分析并與廠(chǎng)商多交流，選擇最適合的視頻會(huì)議系統(tǒng)。

    按網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)劃分，視頻會(huì)議系統(tǒng)可分為基于專(zhuān)網(wǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)、基于混網(wǎng)和Internet公網(wǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)兩大類(lèi)。按構(gòu)建方式劃分，視頻會(huì)議系統(tǒng)可分為軟件視頻會(huì)議和硬件視頻會(huì)議兩種，一般視頻會(huì)議系統(tǒng)主要包擴(kuò)MCU多點(diǎn)控制器\會(huì)議室終端\PC桌面型終端\電話(huà)接入網(wǎng)關(guān)(PSTN Gateway)\Gatekeeper(網(wǎng)閘)等幾個(gè)部分。按會(huì)議質(zhì)量劃分，又有標(biāo)清視頻會(huì)議系統(tǒng)和高清視頻會(huì)議系統(tǒng)兩類(lèi)。

    鋪設(shè)專(zhuān)網(wǎng)雖然可以保證會(huì)議質(zhì)量，但是投入成本高出許多，對(duì)發(fā)展中的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)并不適合。事實(shí)上，目前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)發(fā)展得非常好了，即使是便宜的ADSL線(xiàn)路也能夠提供384Kbps以上的帶寬，這樣的帶寬完全能夠滿(mǎn)足視頻會(huì)議清晰、流暢的應(yīng)用效果。因此，一般情況下選擇公眾互聯(lián)網(wǎng)足矣。

    采用基于PC的純軟件解決方案雖然會(huì)議軟件本身費(fèi)用不高，但每個(gè)會(huì)議室還要配專(zhuān)用PC、單獨(dú)的視音頻采集設(shè)備（如USB攝像頭、耳麥）以及操作系統(tǒng)等相關(guān)基礎(chǔ)軟件，再加上安裝、維護(hù)等方面的開(kāi)銷(xiāo)，綜合起來(lái)，其成本其實(shí)并不低。而純硬件解決方案不僅可以實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)的會(huì)議效果，而且可以通過(guò)高集成度的一體化終端設(shè)備完成所有功能，無(wú)需另配其他硬件和軟件設(shè)施，即插即用、使用簡(jiǎn)單、無(wú)需維護(hù)，因此其綜合成本反而比純軟件的便宜。總體來(lái)說(shuō)，純軟件更適合個(gè)人辦公部署（基于現(xiàn)有辦公PC），純硬件則適合會(huì)議室部署。

    2007年標(biāo)清視頻會(huì)議仍是市場(chǎng)主流，占據(jù)了93.60%的市場(chǎng)份額，而代表未來(lái)技術(shù)升級(jí)趨勢(shì)的高清視頻會(huì)議僅占6.40%的市場(chǎng)份額。高清視頻會(huì)議系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：高分辨率格式所具備的更高的像素?cái)?shù)可以提升畫(huà)面質(zhì)量，使大屏幕上的畫(huà)面顯得更清晰、流暢；流暢清晰的視頻質(zhì)量、高品質(zhì)的音效能夠提升與會(huì)者的參會(huì)體驗(yàn)，幫助與會(huì)者專(zhuān)注于會(huì)議本身的內(nèi)容；同時(shí)，高清晰度的畫(huà)面能夠使得超大屏幕的圖像同樣具有清晰的視頻圖像，從而讓更多的與會(huì)者出現(xiàn)在畫(huà)面中，使得更多的與會(huì)者參加會(huì)議；高清晰度帶來(lái)的高分辨率圖像，能夠清晰地顯示細(xì)節(jié)內(nèi)容，尤其是在圖形操作（如設(shè)計(jì)圖紙、動(dòng)畫(huà)的討論、地形圖等），對(duì)于依賴(lài)于視覺(jué)進(jìn)行溝通的異地人員來(lái)講，有極大的好處。與標(biāo)清視頻會(huì)議系統(tǒng)相比，成本較高，對(duì)網(wǎng)絡(luò)要求也更高。

    企業(yè)應(yīng)該綜合分析公司的實(shí)際需求，包括投入成本、網(wǎng)絡(luò)帶寬、設(shè)備管理等，選擇最適合自己的視頻會(huì)議系統(tǒng)。

視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用案例

    視頻會(huì)議已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，為政府、軍隊(duì)、教育、醫(yī)療和企業(yè)提供了極具價(jià)值的通信手段。下面便是幾個(gè)成功的案例。

教育

    教育行業(yè)用戶(hù)由于教學(xué)或工作的需要，經(jīng)常需要召開(kāi)行政會(huì)議或遠(yuǎn)程教學(xué)或教學(xué)觀(guān)摩等。北京林業(yè)大學(xué)下屬多個(gè)研究中心，為使各機(jī)構(gòu)溝通更便捷，采用了科達(dá)TrueSens（致勝）視頻會(huì)議將學(xué)校的1個(gè)國(guó)家級(jí)工程技術(shù)研究中心、1個(gè)國(guó)家級(jí)野外臺(tái)站、4個(gè)教育部重點(diǎn)開(kāi)放實(shí)驗(yàn)室、3個(gè)教育部工程技術(shù)中心、1個(gè)教育部科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、5個(gè)國(guó)家林業(yè)局重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、1個(gè)北京市重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、3個(gè)國(guó)家林業(yè)局定位觀(guān)測(cè)站整合在同一個(gè)溝通平臺(tái)上，不僅實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的遠(yuǎn)程教學(xué)、學(xué)術(shù)交流和會(huì)議溝通，還降低了差旅成本、提高了辦學(xué)質(zhì)量。

紡織業(yè)

    紡織行業(yè)針對(duì)布料款式與面料設(shè)計(jì)等問(wèn)題的討論非常頻繁，而傳統(tǒng)的電話(huà)溝通往往無(wú)法滿(mǎn)足感官需求，出差成為相關(guān)負(fù)責(zé)人的家常便飯。頻繁的差旅雖然也能解決問(wèn)題，但是卻延長(zhǎng)了企業(yè)的決策周期，甚至錯(cuò)失了最佳商機(jī)。此外居高不下的差旅費(fèi)用更增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理成本，一定程度上制約了企業(yè)的快速發(fā)展。

    成立于1993年的香港冠星紡織有限公司也有上述問(wèn)題，冠星專(zhuān)業(yè)從事全棉和CVC布料的研發(fā)生產(chǎn)和貿(mào)易業(yè)務(wù)，是全球著名運(yùn)動(dòng)服裝和運(yùn)動(dòng)用品廠(chǎng)商的面料供應(yīng)商，主要客戶(hù)有ADIDAS、PUMA 、Champion、 FILA等。1996年，冠星進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，在廣州、中山、上海相繼成立分公司，主要負(fù)責(zé)中國(guó)市場(chǎng)的相關(guān)貿(mào)易。

    為了改變這一現(xiàn)狀，冠星紡織將目光投向視頻會(huì)議。今年6月，冠星率先在其廣州分公司和上海分公司之間部署了科達(dá)TrueSens（致勝）視頻會(huì)議系統(tǒng)，通過(guò)視訊平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了人物和面料/資料同步傳送，現(xiàn)在不用出差、不用花電話(huà)費(fèi)，就可以進(jìn)行隨時(shí)隨地的“面對(duì)面”溝通，企業(yè)的快速反映能力和運(yùn)作效率均得到大幅提高。

房地產(chǎn)

    房地產(chǎn)業(yè)往往地域跨度大，溝通難度大，像重慶市金科實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司這樣一家以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)為主業(yè)，并涉及與其主業(yè)相關(guān)的五星級(jí)酒店、基建、物管等領(lǐng)域的大型企業(yè)集團(tuán)，溝通不暢，直接影響樓市上市速度。為解決這一難題，2007年初集團(tuán)全面部署了科達(dá)視頻會(huì)議系統(tǒng)，將其分散在各地的分支機(jī)構(gòu)整合到一個(gè)完善的溝通平臺(tái)上。系統(tǒng)投入使用后，金科集團(tuán)的溝通效率明顯提高，運(yùn)營(yíng)成本大幅降低。

物流

    物流行業(yè)最重視的就是信息迅速準(zhǔn)確傳達(dá)，物流公司分站多，管理極為不便。為了提高溝通效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力，2008年6月中旬，中國(guó)貨運(yùn)郵政航空有限責(zé)任公司部署了視頻會(huì)議系統(tǒng)。通過(guò)視訊平臺(tái)，郵航實(shí)現(xiàn)了南京總部與四個(gè)分公司、全國(guó)27個(gè)省304個(gè)城市營(yíng)業(yè)部之間的即時(shí)遠(yuǎn)程溝通，將日常例會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政策傳達(dá)、應(yīng)急指揮、年度總結(jié)等統(tǒng)一整合到該視訊平臺(tái)，從而提高了郵航的整體運(yùn)作效率和快速反應(yīng)能力。

食品

    食品具有保質(zhì)期短，市場(chǎng)分布范圍廣的特點(diǎn)，只有迅速把握市場(chǎng)動(dòng)向，及時(shí)改變市場(chǎng)策略，才能保障在短時(shí)間內(nèi)讓食品銷(xiāo)往各地。大連獐子島漁業(yè)集團(tuán)現(xiàn)有育苗廠(chǎng)6座，水產(chǎn)品加工廠(chǎng)4座，總部營(yíng)銷(xiāo)中心1個(gè)，并在重點(diǎn)市場(chǎng)區(qū)域設(shè)有辦事處，營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)遍布全球。面對(duì)如此龐大的行銷(xiāo)機(jī)構(gòu)，如何與眾多的分支機(jī)構(gòu)之間架起高效溝通的平臺(tái)是獐子島漁業(yè)一直關(guān)注的重點(diǎn)。

    2008年元月，科達(dá)（KEDACOM）攜TrueSens（致勝）企業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)登陸獐子島，為其實(shí)現(xiàn)了大連總部與各分之機(jī)構(gòu)之間的遠(yuǎn)程會(huì)議與遠(yuǎn)程培訓(xùn)，徹底改變了E-mail、電話(huà)、出差等傳統(tǒng)溝通方式，提高了溝通效率，減少了大量差旅費(fèi)用。

服裝

    品牌服裝往往擁有多家生產(chǎn)工廠(chǎng)以及數(shù)以百計(jì)的營(yíng)業(yè)店面，管理起來(lái)難度系數(shù)相當(dāng)大。傳統(tǒng)的電話(huà)溝通沒(méi)法準(zhǔn)確的傳達(dá)信息，出差不僅耗時(shí)耗力，還無(wú)法全面照顧到所有店面。中國(guó)男裝品牌KBOXING——?jiǎng)虐裕�在全�?guó)擁有20多家分公司，數(shù)千家營(yíng)業(yè)部、直營(yíng)店。為了更加高效、低成本的管理如此龐大的行銷(xiāo)體系，勁霸集團(tuán)選擇了科達(dá)TrueSens視頻會(huì)議系統(tǒng)，通過(guò)構(gòu)建遠(yuǎn)程視訊交流平臺(tái)，幫助總部及全國(guó)各分公司第一時(shí)間實(shí)現(xiàn)“面對(duì)面”溝通，不僅縮短了時(shí)間、節(jié)約了差旅費(fèi)用，而且還讓全局銷(xiāo)售策略和階段促銷(xiāo)方案的制訂與決策變動(dòng)更加快速、高效。

    除了日常的交流會(huì)議和遠(yuǎn)程溝通，該視訊系統(tǒng)還頻繁用于員工遠(yuǎn)程培訓(xùn)，各分公司、直營(yíng)店在其本地就能參加總部的培訓(xùn)，再也不需勞師動(dòng)眾集中到一起，從而以更少的費(fèi)用和更好的效果保證了集團(tuán)龐大培訓(xùn)任務(wù)的及時(shí)落地。