一、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)概述
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)——是指在不用紙張的情況下進(jìn)行召開會(huì)議,是節(jié)能環(huán)保環(huán)境中進(jìn)行的一種新型會(huì)議模式;通過互聯(lián)網(wǎng)為載體即可實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件上傳/分發(fā)/下載、原筆跡簽到、電子銘牌顯示、文件同步演示、文件批注、視頻點(diǎn)播/直播、會(huì)議交互、投票表決、短息收發(fā)、電子白板、呼叫服務(wù)等功能。
二、傳統(tǒng)會(huì)議與無(wú)紙化會(huì)議的對(duì)比
會(huì)議階段 | 傳統(tǒng)會(huì)議系統(tǒng) | 無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng) |
會(huì)前準(zhǔn)備 |
會(huì)前紙質(zhì)資料與銘牌準(zhǔn)備過程繁瑣、工作量大且缺乏應(yīng)變能力 |
采用超薄升降觸控終端,全數(shù)字化觸控操作靈活機(jī)動(dòng),實(shí)現(xiàn)電子化閱覽會(huì)議材料,所有電子版會(huì)議資料均可在終端瀏覽操作且可以放大、縮小查看,明確用戶職能和授權(quán) |
會(huì)場(chǎng)排位手工管理、機(jī)動(dòng)性差、效率低 |
服務(wù)器端設(shè)定排位信息后直接更新到各終端,無(wú)需人工干預(yù) | |
會(huì)議過程 |
簽到、表決、會(huì)討、視頻、數(shù)據(jù)服務(wù)等系統(tǒng)相互獨(dú)立,規(guī)模龐大,集成性差 |
無(wú)紙化終端集成各種會(huì)議服務(wù)功能,一臺(tái)終端滿足與參會(huì)人員各種需求 |
與會(huì)人員交互時(shí)需要操作多套設(shè)備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統(tǒng)使用難度 |
與會(huì)人員僅操作無(wú)紙化會(huì)議終端,軟件界面簡(jiǎn)潔流暢,通過手指觸摸屏幕即可操作音頻、視頻、會(huì)議議題等功能,簡(jiǎn)單便捷 | |
與會(huì)人員桌面布局復(fù)雜,物品繁多凌亂 |
采用超薄液晶升降,桌面變得整潔有序,美觀大方 | |
演講信息集中于傳統(tǒng)大屏幕,距離遠(yuǎn)者觀看困難,且不便實(shí)時(shí)交互 |
與會(huì)人員可操作個(gè)人會(huì)議終端,調(diào)整最佳視角,不再為距離苦惱 | |
會(huì)議中資料修改情況難以記錄,討論過程無(wú)法保存 |
歸檔方式可自由選擇 | |
會(huì)議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主,缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式單一 |
可視頻點(diǎn)播/直播、會(huì)議互動(dòng)、可視化強(qiáng),將起到事半功倍的效果 | |
需要專人現(xiàn)場(chǎng)記錄會(huì)議信息,需整理歸檔后再形成文件分級(jí)審批,周期長(zhǎng) |
即時(shí)點(diǎn)評(píng)批注、實(shí)時(shí)修改、自動(dòng)保存會(huì)議記錄,提高決策速率與效率 | |
與會(huì)人員與服務(wù)人員間溝通不暢 |
會(huì)議呼叫一鍵完成,不再干擾會(huì)議進(jìn)程 | |
紙張隱患 |
紙質(zhì)材料可能導(dǎo)致材料泄密,安全無(wú)法保障,對(duì)高端機(jī)密會(huì)議造成嚴(yán)重威脅 |
會(huì)議資料瀏覽、下載權(quán)限由管理員控制,防黑客設(shè)計(jì)保障會(huì)議不受干擾 |
紙質(zhì)材料不可再利用、浪費(fèi)資源、不利于環(huán)保低碳 |
實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化,全力推行電子政務(wù),真正實(shí)現(xiàn)綠色、節(jié)能、環(huán)保 |
三、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)構(gòu)成
1、無(wú)紙化會(huì)議管理中心:為無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)提供遠(yuǎn)程登錄管理、控制、數(shù)據(jù)交互、服務(wù)等功能;
2、無(wú)紙化會(huì)議終端:支持Windows、Android、ios等操作系統(tǒng)的升降會(huì)議終端、桌面式會(huì)議終端、移動(dòng)平板會(huì)議終端、手機(jī)終端等設(shè)備;
3、無(wú)紙化會(huì)議流媒體管理器:為無(wú)紙化會(huì)議提供外部視頻并發(fā)播放等功能;
4、無(wú)紙化會(huì)議視頻拓展一體機(jī):用于無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)視頻輸出,可連接投影、大屏、視頻矩陣、錄播服務(wù)器等設(shè)備;
5、無(wú)紙化會(huì)議服務(wù)一體機(jī):服務(wù)人員可實(shí)時(shí)查看具體會(huì)議服務(wù)進(jìn)行跟蹤和處理;
四、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)前景
為倡導(dǎo)節(jié)約用紙,聯(lián)合國(guó)非政府組織委員于2003年提出,電子政務(wù)模式運(yùn)作會(huì)議管理,以減少紙張消耗,提高會(huì)議效率。我國(guó)環(huán)境承載能力已經(jīng)達(dá)到或接近上限,推動(dòng)形成綠色低碳循環(huán)發(fā)展新方式勢(shì)在必行。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)既可以幫助企業(yè)節(jié)約紙張、履行環(huán)保責(zé)任,又可以大大提高會(huì)議效率�!翱萍嫉倪M(jìn)步就是為了提高生活的質(zhì)量”這句話正是對(duì)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)先進(jìn)性的最好的證明。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的推進(jìn),必然是科技進(jìn)步的表現(xiàn)結(jié)果。
五、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)職能
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是一種全新的會(huì)議交流體驗(yàn), 它可實(shí)現(xiàn)會(huì)議資料批量上傳、會(huì)議密碼管理、會(huì)議資料下發(fā)、會(huì)議同步閱讀、會(huì)議批注、主講模式與跟隨模式切換、電子簽到、電子投票、會(huì)議資料一鍵清除等功能,增強(qiáng)了安全保密功能,能大幅提升會(huì)議效率,能幫助會(huì)議組織者極大地降低工作壓力,輕松進(jìn)行會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管控。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)即可降低會(huì)議成本、優(yōu)化會(huì)議管理、提高會(huì)議質(zhì)量、節(jié)省時(shí)間和人力成本、加強(qiáng)會(huì)議保密性,還可增加與會(huì)者的交互體驗(yàn)。目前無(wú)紙化會(huì)議技術(shù)越來(lái)越成熟,先進(jìn)的技術(shù)一定要取代落后的技術(shù),這也是信息化進(jìn)程的必然結(jié)果。
六、華音無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)
HUAIN/華音無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是一款專為政府黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、大型集團(tuán)企業(yè)量身定制的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng),基于嵌入式B/S架構(gòu)研發(fā),運(yùn)行Windows、Android、ios等操作系統(tǒng);采用1080P高清LG觸控屏,IPS全視角顯示,10點(diǎn)觸控及背光調(diào)節(jié)功能; 支持全格式視頻點(diǎn)播、4K片源解碼播放; 支持全辦公格式播放及特效; 提供強(qiáng)大的會(huì)議應(yīng)用功能,包括:會(huì)議文件上傳、文件分發(fā)、閱讀查看、文件批注、會(huì)議原筆跡簽到、投票表決、電子白板、文件交互傳送、視頻交互傳送、會(huì)議交流、信息通知、會(huì)議服務(wù)、信息記錄、電子白板、呼叫服務(wù)等;具有功能豐富、界面簡(jiǎn)潔直觀、操作便捷、穩(wěn)定可靠等特點(diǎn);能夠幫助會(huì)議組織者極大地降低工作強(qiáng)度,輕松進(jìn)行會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管控,提高與會(huì)者的開會(huì)效率,同時(shí)節(jié)省大量資料印刷費(fèi)用和投影設(shè)備,完全符合國(guó)家低碳、環(huán)保理念。
應(yīng)用場(chǎng)合包含如下:
1)、行政部門:不用分發(fā)紙質(zhì)文件,與會(huì)者觀看自己面前會(huì)議終端設(shè)備即可;
2)、學(xué)術(shù)研討:進(jìn)行學(xué)術(shù)討論,必須比對(duì)圖片、文本進(jìn)行甄別與講解等;
3)、保密會(huì)議:整套平臺(tái)無(wú)任何外泄文件的接口,無(wú)法進(jìn)行文件拷貝及轉(zhuǎn)出
4)、技術(shù)評(píng)審:方案設(shè)計(jì)論證、可行性研究會(huì)等評(píng)審時(shí)便于匯總評(píng)審意見
5)、協(xié)同演示:銷售人員外出宣講產(chǎn)品,進(jìn)行協(xié)同演示,彰顯企業(yè)形象
6)、高清展示:產(chǎn)品發(fā)布及相關(guān)展示時(shí),將高清圖片在每個(gè)人面前予以展示。